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FAQ Youinvoice
Domande frequenti


Tutte le risposte ai quesiti più ricorrenti sulla fatturazione elettronica e sulle novità che questa ha introdotto: obblighi, vantaggi, modalità di pagamento.
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FAQ Youinvoice



1) COS’E’ LA FATTURAZIONE ELETTRONICA?

E’ la trasmissione (Ciclo Attivo) o ricezione (Ciclo Passivo) delle fatture e degli eventuali allegati di dettaglio a mezzo di sistemi informatici in luogo del tradizionale invio dei documenti cartacei. Può assumere due diverse forme:

  • semplice invio telematico dei documenti in formato PDF;
  • invio dei documenti con firma digitale in formato P7M, per i soli clienti che abbiano implementato il ciclo di Conservazione Sostitutiva della Fattura

2) ANCHE EVENTUALI ALLEGATI A SUPPORTO DELLA FATTURA SONO RECAPITATI INSIEME ALLA FATTURAZIONE ELETTRONICA?

Certo, l’allegato è parte integrante del documento; pertanto, anche eventuali allegati a supporto del documento sono veicolabili da YouInvoice.

3) LA FATTURAZIONE ELETTRONICA E’ OBBLIGATORIA?

La Finanziaria 2008 lo ha previsto per chi fattura agli Enti della Pubblica Amministrazione (Comuni, Ministeri, Enti Previdenziali ecc..). In sostanza se l’Ente potrà procedere al pagamento del bene o del servizio solo se riceve la Fattura in modalità elettronica secondo gli standard previsti. Entrambi i soggetti coinvolti, creditore (azienda) e debitore (Ente) dovranno fare conservazione sostitutiva della Fattura Elettronica. Il decreto attuativo è stato pubblicato in gazzetta Ufficiale ed è entrato in vigore in vigore dal 06/06/2013.

4) QUALI SONO I VANTAGGI CHE POSSO TRARRE DALLA FATTURAZIONE ELETTRONICA?

  • Riduce il tempo destinato all’archiviazione ed alle successive ricerche
  • Elimina i ritardi ed i disguidi determinati dalla spedizione delle fatture a mezzo posta o corriere
  • Elimina il tempo per richiedere informazioni sul contenuto delle fatture e/o copie delle stesse
  • Riduce i costi per l’archiviazione e la successiva distruzione dei documenti contabili e fiscali, qualora implementato il processo di conservazione sostitutiva del ciclo passivo.
  • Riduce e velocizza il processo di disputa
  • Un’ impresa che automatizza il proprio processo di fatturazione può ottenere un vantaggio competitivo rispetto alla concorrenza e verrà preferita da partner commerciali che già lavorano in gran parte per via elettronica.
  • Il personale addetto a mansioni a basso valore aggiunto come l’inserimento manuale delle informazioni presenti nelle fatture, potrà focalizzarsi in misura maggiore sull’assistenza clienti, sull’ottimizzazione dei processi, aumentando la produttività e migliorando così la comunicazione interna ed esterna
  • Riduzione rischio operativo grazie alla riconciliazione automatica dei dati e ai processi di autorizzazione che includono i controlli su i dati della fattura
  • La Fattura Elettronica è amica dell’ambiente, meno carta prodotta, meno CO2 consumata

5) CAMBIANO LE MODALITA’ DI PAGAMENTO DELLA FATTURA ELETTRONICA?

Le modalità di pagamento resteranno identiche, nel rispetto dell’accordo contrattuale stipulato in precedenza tra cliente e fornitore, ma i tempi si accorciano perché si evitano problemi legati a ritardi, mancati recapiti dovuti al normale invio postale.

6) SE UTILIZZO YOUINVOICE SONO COSTRETTO A MANDARE SOLO FATTURE ELETTRONICHE/TELEMATICHE ?

No, YouInvoice permette, una volta imputati o importati tramite flusso i dati della Fattura, di offrire i servizi di stampa, imbustamento e affrancatura fino alla consegna al comparto postale. In questo modo posso raggiungere anche i clienti meno propensi all’utilizzo di prodotti telematici sempre utilizzando la stessa piattaforma telematica.

7) COSA SI INTENDE PER CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA ?

E’ un processo informatico, regolamentata dalla normativa italiana, che garantisce nel tempo la validità legale di un documento informatico similmente ai documenti originali cartacei, rendendo un documento digitale a valore probatorio ad ogni effetto, anche fiscale.

8) COSA SI INTENDE PER FIRMA DIGITALE ?

Attraverso la firma digitale si attesta la volontà del titolare della chiave privata di sottoscrivere il documento informatico e di conseguenza di assumersi la piena responsabilità del suo contenuto. Tramite tale processo si attesta da una parte l’autenticità del mittente, dall’altra l’integrità del documento firmato e il cosiddetto principio del non ripudio che non permette di disconoscere quanto firmato.

9) SE DECIDO DI FARE CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA DEL CICLO ATTIVO, SONO OBBLIGATO A FARLA ANCHE DEL CICLO PASSIVO ?

No, è possibile scegliere cosa conservare in norma e cosa no. Addirittura posso creare vari “sezioni” nella Fatturazione del Ciclo Attivo e scegliere quale di questi conservare in maniera tradizionale e quali in maniera Elettronica/Sostitutiva.

10) QUANTO POSSO RISPARMIARE ADOTTANDO LA FATTURAZIONE ELETTRONICA E LA CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA ?

Autorevoli studi condotti dal Politecnico di Milano indicano che il risparmio è ingente, circa di 4 € ogni fattura inviata e 8€ per ogni fattura ricevuta e conservata in modalità elettronica. Il risparmio è calcolato considerando i materiali risparmiati (carta, toner, stampanti ecc) e soprattutto i vantaggi organizzativi che la soluzione comporta (meno errori, più velocità di invio/ricezione, ottimizzazione spazio utilizzato per archivio cartaceo)

11) SONO UNA PICCOLA AZIENDA, MI CONVIENE UTILIZZARE LA FATTURA ELETTRONICA?

La convenienza di implementare progetti di Fatturazione Elettronica non dipende dal numero di dipendenti o dal fatturato, ma quanto dal numero di Fatture emesse e ricevute. Si stima che già con 3.500 fatture/anno si possano apprezzare i vantaggi economici e organizzativi della soluzione di Fatturazione Elettronica offerta dal Banco BPM.

12) CAMBIARE IL SISTEMA DI FATTURAZIONE COMPORTA UN RADICALE CAMBIAMENTO NEI PROCESSI AZIENDALI, AVRO’ ASSISTENZA DA PARTE DELLA BANCA?

Il Banco BPM mette a disposizione un team di Specialisti pronti ad assistere i clienti YouInvoice in questo delicato passaggio. Attraverso incontri direttamente in azienda lo Specialista individuerà le modalità migliori per rendere il cambiamento il meno invasivo possibile in modo da evitare disguidi e inutili perdite di tempo.